Печелим комисионна за продукти, закупени чрез някои връзки в тази статия.
Ако самото понятие за документация ви извежда в студена пот, има вероятност да сте повече от а „избутайте го в чекмедже и забравете за него“ тип човек, отколкото „незабавно се справете с него и подайте файл“ индивидуален.
Не се притеснявайте - повечето от нас попадат в групата, която се страхува от документи, но както всички знаем, ако не се справим с този поток или да го съхраним ефективно, това ще доведе само до стрес в бъдеще.
Затова попитахме Вики Силвъртхорн, професионален организатор, да сподели с нея нейната система за сортиране на документи с глупави документи.
Ето как да се организирате и никога повече да не бъдете затрупани с документи, НИКОГА ...
Ще имаш нужда
Какво да правя
Етап 1: Съберете заедно всеки скрап от канцеларска работа от къщата, от документи, които вече сте прибрали, до нови писма, които току-що са попаднали върху касата.
Стъпка 2: Изчистете голямо пространство - може би маса за хранене или място на пода, където можете да изложите купчини хартия, без да ги нарушавате.
Стъпка 3: Започнете да сортирате всички парчета документи, които имате, в категории на пода. Към този момент не взимайте подслушване от съдържанието или ги сортирайте по реда на датата; засега просто категоризирате всичко в спретнати купчини (напр. „медицински“, „сметки“, „разписки“ и т.н.).
Стъпка 4: Сега е време да се работи по всяка купчина методично. Отървете се от всичко, което може да бъде рециклирани или настъргании издърпайте всички елементи, които трябва да бъдат „предприети“. До края трябва (да се надяваме) да имате много по-малка купчина.
Стъпка 5: Поставете всичко, което трябва да действа, в таблата с писма, която ще седи отгоре на картотеката. Всеки път, когато имате свободен половин час в бъдеще, можете да стигнете до тази тава и да започнете да работите през нея.
Стъпка 6: Подредете останалите хартии по дата и ги поставете в едно от чекмеджетата в картотеката. Ясно етикетирайте съдържанието на това чекмедже на предната страна на картотеката.
Вече имате много ясна система за документооборот, когато влиза в къщата ви. Той или се подава веднага в правилното чекмедже, или влиза в таблата с „действия“, с която ще се работи. След като чекмеджето започне да се пълни, отидете до дъното на чекмеджето (където са най-старите документи) и прегледайте дали все още се нуждаете от тях.
Ако има документи, които смятате, че наистина трябва да се придържате (бърз Google трябва да помогне с това), тогава можете да помислите да имате архивна кутия за стара документация, която можете да държите в таванско помещение или шкаф.
Най-добри съвети
- Бъдете реалистични за това колко време ще ви отнеме. Ако имате натрупан голям куп документи, може да отнеме няколко сесии за няколко дни, за да сортирате всичко. Много по-добре е да отделите време и да имате почивки, отколкото просто да се паникьосвате и да се отказвате, защото се опитвате да направите твърде много наведнъж.
- В идеалния случай отделете необезпокоявана зона, за да подредите документите си, за да можете да си направите почивка, когато трябва, и да се върнете към нея, без всичко да е преместено. Маса за трапезария е чудесна например.
- Не усложнявайте системата, като добавяте объркващо цветно кодиране или подкатегории. Всичко ще стане твърде много за запомняне.
- Запомнете, ако искате да зададете чекмедже за паспорти, резервни ключове и прочие, тогава си струва да инвестирате в заключващи се чекмеджета за целите на сигурността.
- Ако имате място, изчакайте, докато сте подредили цялата документация, преди да купите чекмеджетата. По този начин знаете точно какъв размер шкаф за подаване на документи (можете да купите повече от един, ако е необходимо!)
От: Добро домакинство Великобритания
Получавайте вдъхновение, идеи и съвети, където и да сте! Следвай ни в Facebook: Къща Красива Великобритания | Pinterest: Къща Красива Великобритания | кикотене: @HB | Instagram: @housebeautifuluk
