Трябва да направим признание: не всички сме привърженици на изчистените минималистични настройки, които от време на време представяме. Всъщност ние понякога сме полярната противоположност, порода, известна като Меси Дескърс. За някои хора извеждането на всичко и видимо просто работи. Но за моменти, когато ситуацията с купчини заплашва да затрупа бюрото, тези четири стъпки са полезни за поддържане на нещата под контрол.
Това може да изглежда като здрав разум за онези от вас, които са родени с организационни умения, и ние ви завиждаме. Трябваше да научим всеки трик, който сега използваме, и това е постоянен процес, изискващ много самодисциплина. Научихме се да възприемаме своята бъркотия, като същевременно хакваме и собствените си навици, за да сме сигурни, че оставаме функционални и продуктивни в работното си пространство.
Тези съвети са за нашите разхвърляни бюро, които може да търсят подобен буй на чистотата на фона на хартиения океан, който в момента е на работното им пространство. Не можем да обещаем, че ще ви направят суперорганизирана, но могат да ви помогнат да се справите с нещата.
Колко пъти сте пъхнали нещо в чекмедже, „за всеки случай“ ще ви е необходимо на по-късна дата? И колко пъти всъщност сте имали нужда от това? Залагаме, че отговорът на последния въпрос е „нула“ и това е причината за правило №1.
В тази епоха на дигитална фотография, преносими отметки и хранилище в облак, няма реална причина за това пазете несъществени документи и за хартиени телбодове като нас, това може да означава много десктоп истински имоти.
Например, вместо да отпечатате и подадете статия или документ в чекмедже, защо да не пуснете файла в услуга като Evernote или Dropbox? Те са достъпни от всеки компютър и могат да се сортират по дата или маркер, което прави по-късната справка проста.
Също така е полезно да запазите една папка с отметки, която да служи като обща площадка за дъмпинг за сайтове, до които искате да получите достъп, на по-късна, неопределена дата. Толкова е лесно да ги търсите, ако всъщност имате нужда от това, че дори не се нуждаете от система от папки, извън основните положения.
Това, че сте строги със себе си на това първо ниво, гарантира, че само наистина важните и необходими неща филтрират до вашия принтер и файлов шкаф, който сега ще бъде толкова по-организиран, че ще бъде освободен от всичко това сборник. (Ще разгледаме какво да правим с тях в Правило № 3.) И разбира се, придържайте се към всички финансови документи. „Освен смъртта и плащането на данъци“, както се казва.
Нека наречем това „издигане над кашата“. Целта му е да извади нещата, които изискват незабавно внимание, или дългосрочно внимание и да ги държите на визуалния преден план, нещо, което е важно за хората, които предпочитат цялата си работа да е разгърната преди тях.
За някои това може да означава ред лепкави бележки, поставени на стената пред бюрото, а за други може да бъде планиращ хартия, цифров календар или обикновен ръкописен списък със задачи. Не трябва да е буквално на нивото на очите, стига да служи на една и съща цел.
Какъвто и да е методът, запазването на задачите разделени от общото претрупване - включено и цифрово претрупване - означава, че нищо никога няма да се загуби поради бъркотията, която е за онези от нас, които предпочитат натрупано бюро, единственият основен недостатък е всичко да бъде поставено, вместо да се сложи далеч.
За нас ключът да не губим неща като химикалки е да ги пускате в чаша или чекмедже на бюрото в края на всеки ден. (Това също не позволява на котките да ги събарят и да ги валят по пода.) Без това просто напомняне, ние сме завинаги носят ги из офиса, пъхат ги в торбички и по принцип се хващат без прибори за писане винаги когато са е необходимо.
Този принцип се прилага за всичко, което трябва да остане на бюрото, под ръка или в лесен достъп. За много разхвърляни бюро това означава също да намерите някаква система за съхранение, която да работи за вас. В нашия случай това означава рафтове, рафтове, рафтове.
И ако след почистването на голямото ви бюро има неща, останали без дом, в който да отидете? Чък ги в кошчето Не може да има милост в разхвърляните войни на бюрото.
Част от причините, поради които винаги сме имали разхвърляно бюро, е, че се опитахме да оформяме настройките си около системи, организирани и разположени от други хора. Но сега всички сме за приемането на реалността, а това е, че просто никога няма да имаме минималистично бюро - така че можем също така да направим най-доброто от това, което имаме.
Просто следете какво вече правите, след което увеличете този навик с организация. Ако винаги пускате ключовете си на стол, помислете дали да сложите кука или получаване на катачка за ъгъла на бюрото ви. Ако имате проблем с оставянето на телефона зад себе си, винаги го държете включен в същия контакт с кабел, който никога не оставя. Ако винаги залепвате бележки към стената, ограничете ги до коркова дъска, която допълва декора. Вашето планиране напред ще подмами мързеливите части на мозъка ви в положителни действия.
Може би питате: Ако никога няма да имам супер подредено бюро, защо изобщо да се притеснявам? Петнадесет минути, прекарани в организиране в края на всеки работен ден, добавят и времето е пари.
Отговорът е, че вие просто избирате кога да прекарате своите петнадесет минути: или хвърляне на неща в рециклиране на кошчето в края на деня или в лов за тази писалка или парче хартия с важния телефон номер. Така или иначе плащате. Така че защо да не изберете по-малко стресиращия вариант?
Имате ли разхвърляно бюро? Какво правите, за да го поддържате управляем и да останете продуктивни в работното пространство? Винаги търсим начини да подобрим собствените си настройки, така че споделете съветите си в коментарите.
