Ние независимо избираме тези продукти - ако купувате от някоя от нашите връзки, може да спечелим комисионна.
В нашия пост по организиране онзи ден Ли написа: Имам нужда от помощ за борба с хартия. Добре се справих с него, когато бях несемеен, но сега, когато правя документи / сметки за цялото семейство, се удавям в непопълнена хартия. Не искам снимки на хубави файлови шкафове, искам идеи как да организирам това, което влиза във файловите шкафове. Разбрано!
Както бе обещано, няма снимки на доста пълни шкафове (въпреки че ако това е, което търсите, отидете тук само нашият собствен опит и някои съвети. Ние сме доста организирани вкъщи, но известно време бяхме отговорни за цялата документация за малък бизнес, така че имахме известен опит да боравим с много и да го поддържаме правилно.
Има 3 основни категории за това как да коригирате документите: да не го пускате в къщата, да премахвате и опростяване на това, което го прави, и накрая намиране на система за документите, които трябва да окачите върху.
1) Не го пускайте
Можете ли да намалите част от документите, преди дори да влезе в къщата? Опитайте да плащате сметки и да гледате банкови извлечения онлайн, вместо да получавате извлечения и сметки по пощата. Ако купите нещо онлайн, вместо да отпечатате разписката, отпечатване в pdf и вместо това запишете разписката във файл за разписки на вашия компютър. Настройте и използвайте вашия писта да сортирате пощата веднага щом влезе, хвърлете тази боклучна поща направо в кошчето за рециклиране, преди да стане купчина за справяне по-късно. Още по-добре, анулирайте каталозите, които не искате да получавате и свалете се от списъците с нежелана поща
2) Елиминирайте и опростете. AKA Интернет е твой приятел.
Може да се наложи да се справите с документите, които вече са във вашите картотеки, преди дори да имате място или нови неща. Помислете да инвестирате в нещо като сканирането на fujitsu сериозно да намалите документите, затрупващи шкафовете, бюрото или пода. Можете да сканирате стари разписки и документи, които трябва да съхранявате, но не е необходимо да разполагате с оригинала. Ще трябва да организирате файловете на компютъра си, но физически не е толкова силно.
Уверете се, че не се мотаете върху документи, от които вече не се нуждаете. Извлеченията на банкови и кредитни карти могат да бъдат достъпни онлайн, така че не е нужно да държите документите. Не забравяйте да раздробявате тези документи. Една от най-големите разлики за нас беше, когато извадихме всички наши стари сметки за мобилен телефон, той трябва да е освободил 6 инча в картотеката. Имате ли стари ръководства за джаджи, които дори не притежавате? Можете ли да получите достъп до ръководството онлайн, ако все още притежавате хладилника, DVD плейъра, мобилния телефон и т.н.? Отърви се от тях.
3) Организирайте
Пазим това организатор на бюрото, за да можем веднага да подадем разписки, идеи за блогове и сметки за плащане. Това елиминира купчините. Ние също съхраняваме файл за различни проекти, над които работим, или нещо, до което трябва често да имаме достъп. Имаме по-голям пластмасова кутия за банкер които държим в килера за всичко останало. (При старата ни работа щяхме да получаваме нова за всяка година, така че тя вече беше готова да се архивира в хранилището веднага след като годината свърши и не трябваше да имаме голям грозен картотека).
Важно е да имате система, затова избирайте ден за плащане на сметките си всеки месец и след това се придържайте към нея. Препоръчваме да работите в допълнителни 15 минути, за да подадете всеки път, когато седнете, за да плащате сметки, ще се изненадате колко можете да подадете за 15 минути. Това е вградено в автоматичен слот за поддържане на струпване върху хартия, след като го поставите под контрол.
И така, нашата реална система за подаване: Азбучна. Това е просто и работи. От автомобил до медицински до разписки до данъчни декларации, ние просто го поставим в ред. В рамките на всеки файл преминаваме отпред назад, най-старият до най-новите, така че винаги знаем, че най-новата сметка е отзад на папката. Това е глупаво.
Епилог.
Както при всички деколтета, важното нещо, което трябва да запомните, е, че отне малко време, за да се получат нещата извън контрол, така че опитът да се справи с всичко това наведнъж вероятно ще ви накара да се почувствате като тръгвате луд. Започни с бебешки стъпки и бъдете последователни и ще се изненадате колко напредък постигате.
