Винаги има този приятел. Нали знаете, тази със 76 нечувани гласови съобщения, 150 непрочетени текста и - глътка - 15 964 непрочетени имейла във входящата й поща. (Или може би този „приятел“ сте вие.) Така или иначе, поддържането на входящата ви поща незабранено или дори достигането до Inbox Zero може да се почувства като невъзможни подвизи на #adulting. Но цифровото почистване на къщи не трябва да е най-любимата ви работа.
Тъй като всички прилагат метода KonMari в домовете си, ние докоснахме няколко експерти по производителността, за да ви дадем няколко съвета как да пренесете вълшебното изкуство да обреждате до вашата пощенска кутия.
За важни имейли като маршрути за пътуване, купони и информация от наемодателя, които искате да съхраните за по-късно, свържете акаунта си с приложение за бележки като Evernote. „С имейл в Evernote функция, ще можете да изпращате тези имейли директно в тефтери като „Предстоящо пътуване“, „Задачи“ и „Сделки“, казва Форест Брайънт, редактор на Evernote.
Мразете да губите време за подаване на входящи имейли? Брайънт е лесен за поправяне, казва Брайънт: „Настройка
интелигентни етикети в Gmail или правила в Outlook автоматично да сортирате имейлите, които получавате въз основа на подател или ключови думи, така че да не губите време за подаване входящи имейли в съответните папки или копаене за това едно съобщение от шефа ви от месец преди. "Ако спамът натрупва входящата ви поща, направете навик да се отписвате редовно чрез приложение като Unroll.me. Можете също ръчно да се отпишете, като потърсите ключовата дума „отпиши се“ в полето за търсене на имейла си. „Когато имам пет или 10 минути преди следващата си среща или съм задържан по телефона, се опитвам да се отпиша от пет или повече имейла наведнъж, което поддържа задачата да се управлява “, казва Шей Полсън, собственик и медиен стратег при Merit Media.
Въпреки че бърз имейл за насрочване на среща изглежда удобен, това са точно типовете нишки, които запушват нашите пощенски кутии. Спестете си време и предотвратете затрудненията във входящата поща, като използвате онлайн система от календара като Планиране на точността или Calendly вместо. „По този начин можете да го синхронизирате с Gmail или работния си календар и да накарате хората да насрочват време за среща или чат, когато е удобно за всички“, казва бизнес треньорът Линдзи Анвик.
Колко е досадно да търсите ръчно този имейл с информация, от която се нуждаете, за да свършите нещо на работа? Anvik препоръчва намаляване на ненужни електронни вериги със системи за управление на проекти като Асана или Базов лагер. „И двете имат приложение и известия, което ви позволява лесно да следите проектите и клиентите в едно пространство, без главоболието от сортиране и търсене през вашата пощенска кутия“, казва тя.
Ако в момента използвате имейл, за да си сътрудничите с групи или екипи от хора, Анвик казва, че е извън приложение за чат, като например Skype или застой може да ви позволи лесно да комуникирате въпроси и да получите незабавни отговори, вместо да се налага да чакате отговор по имейл.
Натали Уайз, автор на „Наръчникът за самодисциплина, “Има гениален трик, за да извлечете колкото може повече километри от подписа си. „Вместо само да въведете вашето име и заглавие, добавете активни часове за проверка на имейли, обща информация, която изпращате в имейлите си, и най-добрият начин да се свържете с вас“, казва тя. „Опитайте“, предпочитам да говоря чрез текст. Чувствайте се свободни да ми пишете на моя номер за по-бърз отговор. ""
Друг начин да поддържате чиста пощенска кутия? Compartmentalize чрез създаване на четири, отделни имейл акаунти, които обслужват конкретни цели. Професионален организатор и консултант по производителността Жозефин Пейдж предлага един за лични въпроси, един за работа, един за маркетингови имейли и един за социални медии. „Всеки имейл адрес може да бъде производна на първия, като„ douglasP “за личен или„ douglasB “за бизнеса“, казва тя. „По-малко прекомерно е да преглеждате и изпълнявате план за действие за всеки имейл, ако зададете отделни имейл адреси.“
Дори и да попречите на ненужните имейли да засърбят входящата ви поща, вие не сте извън гората за поддръжка. Джъстин Лавел, главен директор по комуникациите за BeenVerified, казва, че е определил редовна дата за управление на имейлите си. „Изберете време всяка седмица, за да поддържате входящата си поща. През това време блокирайте календара си и замълчете телефона си. Защитете времето, както бихте направили всяка друга важна среща, и се организирайте “, казва той. „Почистете неподходящото, архивирайте пълния и поставете приоритет на списъка със задачи.“