Онзи ден разговарях с някого по имейл и ги слушах да се оплакват как просто не могат да получат нещата под контрол. Тогава изпратих имейл на мой приятел дизайнер за нещо важно и той никога не отговори. Оказва се, че входящата му поща е 4 000 имейла, така че той го пропусна ...
Аз бях този човек, но след като изпробвах милион различни системи, разбрах, че нито една техника не работи за мен. Имах нужда от нещо, което се вписва в работния ми процес, но все пак има смисъл. Сега това може да не работи за вас, но опитайте и може би ще откриете, че управлявате имейла си малко по-добре.
1. Вх. Поща <20: Много исках да работя в системата Inbox Zero, но това не винаги е било възможно. Често се оказвам, че пазя само един или два имейла във входящата си поща, като никога не го правя и се чувствам виновен по-късно.
Вместо да се придържам към "нулевата" част от правилото, реших да го опростя и да се уверя, че входящата ми поща винаги има по-малко от 20 имейла. Правейки това, не се чувствам виновен за това, че имам прекалено много там или не съм постигнал точно Inbox Zero. Всички имейли, останали във входящата поща, обикновено са там, защото трябва да се действа незабавно, но не е задължително незабавно.
2. Правилото за 20 минути: Иска ми се да намеря къде чета това, защото бих искал да го посоча тук. Но предпоставката беше да отговорите на текстово съобщение в рамките на две минути, имейли за 20 минути, гласови съобщения за два часа или нещо по тези линии. Независимо от действителните числа, приех 20-минутното правило за отговор на имейл, когато е възможно.
Връщайки се бързо при хората, входящата ми поща остава безпроблемна, хората не се ядосват, защото не съм отговорил и оставам организиран в процеса.
3. Действие, архив или кошче: Всеки имейл има едно от трите действия за мен. Ако трябва да действа върху това, което има там, тогава аз отговарям и след това взема оригиналния имейл и го подавам в папка Архив. Ако имам нужда от имейла, но не се нуждае от никакъв отговор (като разписка или нещо подобно), отново го поставя в тази папка Archive. И накрая, ако е спам или боклуци, просто го прехвърлям за постоянно, така че не загърбва място на твърдия диск. Намирам, че тази система работи добре за мен, защото винаги знам къде да търся нещо, но в същото време се отървавам от претрупването.
4. Работете с имейли на партиди: Преди дори да стана от леглото, обикновено има 30 имейла във входящата ми поща, като всички изискват някакво внимание. Дори след подрязването на мазнините и изтриването на спама, все още има голямо количество имейли за обработка, което може да е разочароващо. Как го правя?
Тъй като получавам толкова много имейли, обикновено мога да ги обработвам на партиди дори в рамките на 20-минутното правило. Това означава, че не губя време постоянно да проверявам входящата си поща, спирайки другия си работен процес в процеса.