Докато сте заети с опитите да навигирате в новата си преработена Gmail пощенска кутия, позволете ни да направим удобно предложение, което би могло да подобри ефективността на вашата професионална комуникация десетократно. Забравете да се опитвате да сте в крак с десетките имейли на имейли за смесване и съвпадение. Можете ефективно да скриете всяко съобщение, което попаднете в три папки с действия. Ето ги и тях.
Очевидно „Trash“ е боклук, а „Spam“ е спам. Но какво ще кажете за останалите 8000 съобщения, които изглежда получавате всеки ден? Те трябва да отидат някъде, нали?
"По късно"
Какво влагате в него: Имейли, които изискват да изпълните задача, която не можете да направите в този момент. Бързите отговори на съобщения от 2 минути или по-малко трябва да се правят възможно най-скоро, но имейли с дълги отговори или съобщенията, които ви молят да извършите действие, могат да се мотаят в тази папка, докато не успеете да продължите по късно.
Какво правите с него: Помнете, по-късно означава по късно
"Hold"
Какво влагате в него: Съобщения и теми с тесен прозорец на полезност. Тук могат да се вмъкнат нишки от колеги по текущи проекти, както и имейли с номера за потвърждение или проследяващи кодове.
Какво правите с него: Включвате нишки тук, защото ще се нуждаете от лесен достъп до тях поне за малко, така че можете да влезете тук, за да намерите необходимата информация. Но трябва да почиствате това редовно - може би веднъж седмично или така? - за да запазите всичко свежо и незамърсено. Съобщенията се преместват от папка „Задържане“ в „Кошче“ или в тази следваща опция…
"Архив"
Какво влагате в него: Това е вашата дългосрочна библиотека за електронна поща. Ако имейл съдържа нещо, което вие зная ще ви трябва по-късно по линията - като вашата информация за вход в уеб форума или окончателните файлове от отдавна завършен проект - набийте го тук за по-късна справка.
Какво правите с него: Оставете го на мира... докато не се нуждаете от нещо. След това използвайте функцията за търсене на вашия имейл клиент, за да изтеглите съобщения от архива си и да получите веднага необходимата информация.