Има цитат, приписан на Бил Гейтс, който аз рецитирам през цялото време: „Избирам мързелив човек, който да свърши тежката работа; защото един мързелив човек ще намери лесен начин да го направи. "Обичам го, защото улавя настроенията, които винаги съм откривал, че звучат истински: Има начин да превърнем порока в добродетел. Мързеливите хора са най-добрите в намирането на лесни начини за правене на неща. Разхвърляните хора имат най-добрите съвети за почистване. А хората, които са признати ужасно за управлението на пощенските си кутии, имат най-добрите съвети за комуникация по имейл.
Тук заведох някои солидни съвети от пожелаещите имейли, за да го докажете. И да, имената бяха редактирани, за да защитят входящите си кутии.
„Освен ако абсолютно не трябва, не изпращайте имейл на повече от един човек. По-малко вероятно е да отговоря, защото чакам (и се надявам) да видя дали другият го прави. "
„Започнах да казвам на хората в имейлите си, ако не се чувате от мен [разумна дата], моля, заядете ме точно същата сутрин с тема за всички главни букви. След като разберат, че съм сериозен, мисля, че разрешението да заяждам помага да продължат нещата, дори когато някой от нас пусне топката. "
„Използването на инструкции за действие в заглавката ме спестява през цялото време. По принцип напишете имейла си с получателя и заглавието, след което ми кажете от какво се нуждаете. Нещо като „ИЗИСКВАНЕ НА ДЕЙСТВИЕ: Номери за следващите години“ или „ЗА ПРЕГЛЕД: Използване на акаунт XYZ“ или „НЕОБХОДИМО ОТГОВОРАНИЕ: утре среща, електронна таблица Приложено. “Ако видя някое от онези удебелени инструкции за действие, обикновено го приоритизирам и ако съм подателят, имам по-добър отговор курс. "
„Когато се занимавам с хора, които смучат имейли, им изпращам номерирани списъци с въпроси, на които трябва да отговорят.“
„Автоматичният отговор е спасител! Аз съм шоу за една жена и честно казано, не всичко, което идва през входящата ми поща, е основен приоритет. ”Тази заета жена има своя бизнес акаунт автоматично отговор на всеки имейл, с съобщение, което кани клиенти с неотложни заявки за изпращане на текст или обаждане и задава очакванията за нейния отговор: „Ако не сте получили отговор в рамките на 48 часа, моля, следвайте нагоре ".
„Етикетите са задължителни! Лесно мога да подредя всичко по този начин. Зададох филтри за автоматично архивиране (пропускане на входящата поща) за неща, които не се нуждаят от незабавен отговор, така че поддържа входящата ми поща управляема.
„Ако ви отнеме повече от две изречения, за да се справите с проблема в имейл, вероятно е по-добре да проведете разговор по телефона или лично. Поставете колкото се може повече подробности в темата. Имейлите трябва да приличат повече на текстове, отколкото на картички от баба ви. “
„Не продължавайте да отговаряте безкрайно на една и съща тема на имейл, ако темата се промени. Обикновено е най-добре да промените темата на имейла или още по-добре да започнете нов имейл. Когато получавате 100+ имейла на ден, трябва да бъдете добри в приоритизирането на отговорите, така че ако не знам за какъв имейл става въпрос или смятам, че е по стара тема, имам по-малка вероятност да го отворя незабавно. И е особено полезно, когато трябва да се върнете назад и да търсите стари имейли, ако темата отговаря на тялото на имейла. “
Изглежда контраинтуитивно, но много от хората, които попитахме, казаха, че смартфонът им ги влошава по имейл. „Това е правило, което много се опитвам да прилагам за себе си: Не проверявайте имейла си, освен ако не сте на разположение да отговаряте на имейли. В крайна сметка забравям да отговоря на някои имейли или отлагам отговора си, защото го прочетох и после забравих, че никога не съм отговарял. Опитвам се много да проверя дали имам време и умствена енергия, за да реагирам точно в този момент. "
„Имам„ имейл “в ежедневния си календар и се опитвам да го избягвам до това време и след като свърши 30 минути, го затварям.“
„Изсмуквам имейл, но както преди пет години, Gmail магически започна да изпраща всичко директно в кошчето. Не можах да разбера как да го пренасоча и след няколко полусърдечни опита за една седмица установих, че ми харесва. Сега премествам нещата от кошчето си във входящата си поща, ако искам да го запазя; всичко останало се изтрива магически всеки месец или нещо подобно. "