С наближаването на годината хората навсякъде се борят да намерят някакво подобие на нормалност в един наистина бурен период. Но много от тях все още имат отговорности, които изискват да бъдат функционални и продуктивни на някакво ниво, и усещането, че фокусът ви е привлечен във всяка възможна посока, може да направи номер върху вас производителност. Знам, че не съм сам, когато казвам, че фокусът ми е ударен.
Като човек, който през целия си живот е работил от вкъщи, съм си изградил много навици, за да се държа мотивиран и на всичкото отгоре - но навиците, които преди работеха за мен, вече не са налице. По-рано бях в състояние да се отбия в моя квартален пилатес център за тренировка за повишаване на нивата на серотонин или да работя в кафене или библиотека, което ми даде усещане за общност в тишината. Тъй като по-голямата част от работата ми се извършва чрез двамата ми най-добри приятели (Gmail и Google Drive), трябваше да намеря начин да управлявам натоварването си, дори когато съзнанието ми се чувства като на последните си крака.
Аз съм от хората, които вярват в „нулевата пощенска кутия“ в края на всеки ден и предишният ми начин на управление в „Преди времена“ беше да отговарям на имейли, когато идват. Но сега, когато усещам, че всичко идва с два пъти по-голяма от нормалната скорост, се озовавам поразен от масата комуникация, която ме обзема от всички ъгли.
За да добавя някаква организация в живота си, измислих система за сортиране, която би могла да ми помогне да приоритизирам това, което изисква по-голямата част от честотната лента, като същевременно успокоявам визуалните си нужди.
Системата, която разработих, е трик, който научих от курса по дизайн, който взех в колежа. Учехме за теория на цветовете, и колко хора имат естествени асоциации с цветовете. Например, когато виждаме червени тонове, сме склонни да свързваме много агресивни (и често негативни!) Неща като червена писалка на учител или сигнал „не безпокойте“ от Slack.
Подсъзнателните подсказки, които приемаме от цветовите нюанси, имат огромен ефект върху начина, по който обработваме информацията. (Ето защо, когато рисувате стените на спалнята си, може да искате да изберете цвят, който да успокоява ума ви може да се отпусне.) Когато отворя входящата си поща и ме засипят имейли, естествената ми склонност е да затворя лаптоп. Технологичният дизайн по подразбиране е бял, сив и основни цветове: това са цветовете, които често свързваме с корпорациите (виж: Цялата палитра с лого на Google) и като човек, който е по-зрително засегнат, исках да направя дизайна си по-топъл и лично.
Процесът е прост, но ефективен: Всеки път, когато отворя имейла си, първо разглеждам всички непрочетени имейли, които са ми попаднали от последния път, когато бях в пощенската си кутия. Отнемам пет до десет минути, за да пресявам нежеланата поща и след това бързо оценявам останалата част от пощата си: решавам под какъв етикет попада и колко бързо трябва да отговоря.
За начало разделих етикетите си на четири категории, всички определени от времето: „Отговорете в рамките на час“, „Отговорете от EOD“, „Отговорете от EOW“ и „Отговорете кога Възможен." Всички мои времеви етикети са оранжеви, защото е достатъчно близо до спешността на червеното, но без инстинктивната аларма, която неоновото червено се задейства в нашата подсъзнание. Спешно, но не стресиращо.
Открих, че освобождавайки се от натиска да бъда постоянно на разположение, всъщност успях да се съсредоточа повече. Експертите са изследвали положителните ефекти на определяне на „работно време“ за имейли и доказано подобрява ефективността, което преживях от първа ръка. Колкото и да се шегувам, че имейлите са стресиращи, защото ако изпратите един, изведнъж ще получите още три, много е обезсърчаващо и стресиращо, когато се опитвате да следите множество разговори, които имат различна степен спешност. Чрез създаването на система за етикетиране, базирана на времето, мога да се съсредоточа върху това, което се нуждае от приоритет и какво може да се разгледа по-късно през деня или седмицата.
Започнах да добавям още етикети въз основа на категорията на имейла. Това се прави, за да знам с един поглед коя от задачите си може да пренебрегна най-много във всеки един момент. Ето цветовите етикети, които съм кръстосал според собствените си нужди:
Според теорията на цветовете жълтото е първият цвят, който забелязвате. Тъй като използвам предимно имейла си за неща, свързани с работата, исках лесен и незабавен флаг за цялата кореспонденция, свързана с работата.
Избягвам да използвам два цвята: червен и лилав, тъй като те са склонни да добавят сензори за стрес в зеницата. Някои цветове имат по-агресивни асоциации, или само чрез наситеност или чрез асоциация (благодарение на рекламата), и експерти са проучили кои цветове да избягват ако се опитвате да се освободите от стреса. Подобно на начина, по който повечето хора не биха боядисали спалните си в ярко червено, вероятно няма да искате да гледате екрана, осеян с червени етикети.
Откакто започнах с цветно кодиране на входящата си поща, забелязах значителна промяна дори само в очакване да отворя имейла си. Визуално виждам какво и кога се нуждае от вниманието ми, а системата ми предоставя план за справяне със списъка ми със задачи.
Използвам тази система от няколко месеца и докато все още се озовавам по-съкрушен от света в като цяло, мога да преоценя по-ефективно това, което се нуждае от приоритизиране, и в замяна да бъда по-продуктивен по време на начин. Определено се чувствам по-малко притиснат да правя всичко наведнъж и от един поглед знам какво се нуждае от вниманието ми. И когато пандемията приключи, планирам да се придържам към тази система, само защото тя прави живота ми малко по-малко стресиращ, един раздел в даден момент.